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Autenticación de documentos
Los países extranjeros pueden requerir que los documentos estén autenticados para ser aceptados en la jurisdicción extranjera. La autenticación de un documento verifica la fuente del documento para que los países extranjeros puedan asegurarse de que el documento no es falso. El método tradicional para autenticar documentos que se utilizarán en el extranjero se llama legalización.
Obtenga más información sobre la Conferencia de La Haya de Derecho Internacional Privado.
Este artículo trata sobre el procedimiento de apostilla y el procedimiento de legalización completo para documentos emitidos en Maryland. Cada estado determina sus propios procedimientos de apostilla y legalización, y debe consultar con las autoridades correspondientes en ese estado. En el sitio web de la Asociación Nacional de Secretarios de Estado se puede encontrar una lista de secretarios de estado y enlaces al sitio web de la Secretaría de Estado de cada estado.
Información general sobre legalizaciones
Una legalización se compone de una cadena de autenticaciones oficiales del documento y puede resultar lenta y costosa. Debido a esto, muchos países acordaron simplificar el proceso, lo que creó el Convenio de La Haya de 1961 que abolió el requisito de legalización para documentos públicos extranjeros. El Convenio reduce el proceso a una única autenticación: un certificado de autenticación (una apostilla) emitido por una autoridad designada por el país donde se emitió el documento.
Determinar si necesita una apostilla o una legalización completa
¿Necesita legalizar documentos?
Las circunstancias más comunes por las que se necesita una apostilla o una legalización completa pueden ser:
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Estudiar, enseñar o trabajar en el extranjero;
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Procedimientos de doble nacionalidad;
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Matrimonios en otro país; y
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Entierro en el extranjero de personas fallecidas.
Sin embargo, es posible que algunos países no exijan la legalización de ciertos documentos. Si no está seguro, debe consultar con el destinatario previsto de su documento sobre sus requisitos de legalización.
¿En qué país piensa usar los documentos?
Si necesita legalizar documentos, si necesita una legalización completa o una apostilla depende de qué país emitió el documento y en qué país desea utilizar el documento. Las apostillas solo se pueden emitir para documentos que (a) se emitieron en un país que firmó el Convenio de la Haya y (b) se utilizarán en un país diferente que también firmó el Convenio.
Puede consultar el sitio web de la Conferencia de la Haya para determinar si el país en el que usará el documento acepta apostillas.
Los países que no son signatarios del Convenio de la Haya pueden requerir la legalización completa.
¿Qué tipo de documento va a legalizar?
Hay tres tipos principales de documentos que requieren autenticación: documentos privados (individuales o corporativos); documentos emitidos por el estado/condado; y documentos emitidos por el gobierno federal.
Obtenga más información sobre los requisitos de autenticación en el sitio web del Departamento de Estado de EE.UU.
El tipo de documento determina qué autoridad está designada para autenticar o apostillar el documento.
Documentos privados
Los documentos privados pueden ser personales (por ejemplo, el poder notarial) o corporativos (por ejemplo, artículos de incorporación) y para ellos puede emitirse una autenticación o apostilla a través de una autoridad designada, por lo general la oficina de la Secretaría de Estado del estado.
Algunos ejemplos de documentos privados comúnmente autenticados pueden ser:
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Declaraciones juradas
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Acuerdos
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Artículos de incorporación
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Estatutos
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Facturas comerciales
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Copia de un pasaporte de EE.UU. (solo de la página de identificación)
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Escrituras de cesión
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Diplomas
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Estudios a distancia
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Verificación de ingresos
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Poderes notariales
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Estado civil
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Expedientes académicos
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Otros documentos de negocios
Documentos estatales y del condado
Para los documentos emitidos por el estado/condado, puede emitirse una autenticación o apostilla a través de una autoridad designada, por lo general la oficina de la Secretaría de Estado del estado.
Algunos ejemplos de documentos emitidos por el estado/condado comúnmente apostillados y autenticados pueden ser:
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Certificados de nacimiento
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Certificados de defunción
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Decretos de divorcio
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Certificados de matrimonio
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Testamentos
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Sentencias en casos de tribunales estatales
Obtenga más información en el sitio web de la Conferencia de la Haya.
Documentos federales
Los documentos emitidos por el gobierno federal son documentos firmados por:
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Un oficial consular americano
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Cónsul diplomático extranjero registrado en la oficina de Protocolo del Departamento de Estado
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Abogado militar
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Escribano militar
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Funcionario federal de EE.UU.
Determine qué proceso particular de apostilla o autenticación debe seguir.
Si es un documento privado o emitido por el estado/condado, determine en cuál estado y departamento se emitió el documento, según corresponda. Este artículo tratará sobre los procesos de apostilla y legalización completa de Maryland. Tenga en cuenta que cada estado determina sus propios procedimientos de apostilla y legalización, debe consultar con las autoridades correspondientes en ese estado. La mayoría de los sitios web de la Secretaría de Estado del estado enumeran los requisitos específicos del estado para una apostilla.
Si es un documento emitido por el gobierno federal, determine qué departamento federal emitió el documento. Hay una forma estándar de autenticar o apostillar documentos emitidos por el gobierno federal. Consulte el artículo de People's Law Library sobre la autenticación de documentos federales.
Apostilla de Maryland y proceso de legalización completo
Para documentos privados que se originan en Maryland:
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El documento debe estar autenticado por un escribano de Maryland.
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El secretario del tribunal de circuito luego autentifica la firma del escribano en el condado donde se contrató al escribano. El nombre del condado se puede encontrar impreso en el sello del escribano.
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Por ejemplo: Si un escribano de la ciudad de Baltimore autentifica el documento, el documento luego debe enviarse al palacio de justicia del circuito de la ciudad de Baltimore para su autenticación porque es allí donde se contrató al escribano.
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Nota: Si el documento fue certificado por un secretario del tribunal de circuito que no sea el secretario actual del tribunal de circuito, llame a la oficina de la Secretaría de Estado al 410-974-5521 para confirmar que se puede apostillar el documento.
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Luego, el documento debe enviarse por correo o entregarse personalmente en la oficina de la Secretaría de Estado en Annapolis para una apostilla o autenticación.
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Si el documento necesita una apostilla, este es el último paso. Para documentos privados, la Secretaría de Estado emite una apostilla y el documento ya está listo para usarse en jurisdicciones extranjeras.
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Para una legalización completa, el documento luego debe enviarse por correo o entregarse personalmente en la oficina del Departamento de Autenticaciones del Estado de EE.UU. en Washington, D.C. para una autenticación.
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Luego, el documento debe enviarse por correo o entregarse personalmente en la oficina del consulado del país extranjero para la autenticación final. Los costos, requisitos y direcciones varían según el consulado.
Obtenga más información en el sitio web de la Secretaría de Estado de Maryland y en el sitio web de la Conferencia de la Haya.
Para documentos emitidos por el estado/condado de Maryland:
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Obtenga un documento original certificado o una copia certificada del departamento de estado o condado emisor. Para ser certificado, el documento debe tener el sello y la firma autorizada del departamento emisor.
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Luego, el documento debe enviarse por correo o entregarse personalmente en la oficina de la Secretaría de Estado en Annapolis para una apostilla o autenticación.
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Si el documento necesita una apostilla, este es el último paso. Para documentos emitidos por el estado/condado, la Secretaría de Estado emite una apostilla y el documento ya está listo para usarse en jurisdicciones extranjeras.
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Para una legalización completa, el documento luego debe enviarse por correo o entregarse personalmente en la oficina del Departamento de Autenticaciones del Estado de EE.UU. en Washington, D.C. para una autenticación.
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Luego, el documento debe enviarse por correo o entregarse personalmente en la oficina del consulado del país extranjero para la autenticación final. Los costos, requisitos y direcciones varían según el consulado.
Obtenga más información en el sitio web de la Secretaría de Estado de Maryland y en el sitio web de la Conferencia de la Haya.
Requisitos, costos y direcciones
Puede comunicarse con la Secretaría de Estado de Maryland en:
16 Francis Street
Edificio Wineland, 1er piso
Annapolis, MD 21401
Teléfono: 410-974-5521
Horarios: Lunes a viernes, de 8:30 a.m. a 4:00 p.m.
Una autenticación de un documento cuesta $2 (tanto para una apostilla como para una legalización completa). La tarifa debe pagarse con un cheque de los EE.UU. o un giro postal de los EE.UU. a nombre de la "Secretaría de Estado". Si se presenta en persona con los documentos también puede pagar con tarjeta de crédito o débito
Si se completa la certificación por correo, debe incluir lo siguiente:
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Cheque o giro postal por el costo total de el/los documento(s) apostillado(s)
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El cheque puede ser un cheque personal, un cheque de caja o un cheque comercial, a nombre de la "Secretaría de Estado".
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Si se encuentra en el extranjero y necesita una apostilla de Maryland, puede ser útil obtener un cheque de caja en moneda estadounidense en el banco extranjero más cercano.
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Carta de presentación que indique en qué país se utilizará(n) el/los documento(s).
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La oficina de la Secretaría de Estado ha proporcionado una carta de presentación de muestra para usar
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Sobre prepago y con la dirección del remitente para la devolución de el/los documento(s) apostillado(s).
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Fed Ex, UPS y el correo certificado son métodos aceptados para enviar y devolver documentos.
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Si se completa la certificación en persona, se acepta cualquier método de pago: personal, cheque de caja o comercial, giro postal, efectivo y tarjetas de crédito con un cargo mínimo de $10.00. Por lo general, las certificaciones se completan mientras espera.
Modelo de apostilla
El Convenio de Apostilla ha emitido un Modelo de Certificado de Apostilla, pero no todas las apostillas se ven exactamente como el Modelo de Certificado.
Una apostilla se puede colocar en el propio documento o en una página separada. La página separada se denomina allonge (anexo adherido al documento). Las apostillas se pueden colocar con adhesivos, sellos de goma y sellos.
Recursos adicionales
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La sección de apostilla del sitio web del Convenio de La Haya enumera las autoridades competentes y los costos (si se conocen) para cualquier país que sea parte del Convenio. El sitio web también proporciona una serie de recursos útiles adicionales relacionados con las apostillas.
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Adams, James W. La apostilla en el siglo 21: Verificación y certificación de documentos internacionales. 34 Houston Journal of International Law (revista de derecho internacional). 519 (2012).
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Apostilla prescrita por la Convención de La Haya. 6C Nichols Cyclopedia of Legal Forms (enciclopedia de formas legales) §139:13.