Temas en esta página:
- Autenticación de documentos
- Información General sobre Legalización
- Determine si necesita una apostilla o una legalización completa
- Apostilla de Maryland y Procesos de Legalización Completa
- Requisitos, Costos y Direcciones
- Modelo Apostilla
- Recursos adicionales
Autenticación de documentos
Los países extranjeros pueden exigir que los documentos estén autenticados para ser aceptados en la jurisdicción extranjera. La autenticación de un documento verifica la fuente del documento para que los países extranjeros puedan estar seguros de que el documento no es falso. El método tradicional para autenticar documentos que se utilizarán en el extranjero se llama legalización.
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Este artículo analiza el procedimiento de apostilla y el procedimiento de legalización completo de documentos emitidos en Maryland. Cada estado determina sus propios procedimientos de apostilla y legalización, y usted debe consultar con las autoridades correspondientes de ese estado. Puede encontrar una lista de Secretarios de Estado y enlaces al sitio web de cada Secretario de Estado en Sitio web de la Asociación Nacional de Secretarios de Estado.
Información General sobre Legalización
Una legalización se compone de una cadena de autenticaciones oficiales del documento y puede resultar lenta y costosa. Debido a esto, numerosos países acordaron simplificar el proceso, lo que creó la Convención de La Haya de 1961 que abolió el requisito de legalización de los documentos públicos extranjeros. La convención reduce el proceso a una única autenticación: un certificado de autenticación (una apostilla) emitido por una autoridad designada por el país donde se emitió el documento.
Determine si necesita una apostilla o una legalización completa
¿Necesita documentos legalizados?
Las circunstancias más típicas para solicitar una apostilla o una legalización completa incluyen:
- Estudiar, enseñar o trabajar en el extranjero;
- Trámites de doble ciudadanía;
- Matrimonios en otro país; y
- Entierro extranjero del difunto.
Sin embargo, es posible que algunos países no requieran la legalización de ciertos documentos. Si no está seguro, debe consultar con el destinatario previsto de su documento sobre sus requisitos de legalización.
¿En qué país planea utilizar los documentos?
Si necesita documentos legalizados, si necesita una legalización completa o una apostilla depende de qué país emitió el documento y en qué país desea utilizarlo. Las apostillas solo se pueden emitir para documentos que (a) fueron emitidos en un país que firmó el Convenio de La Haya y (b) se utilizarán en un país diferente que también firmó el convenio.
Puedes comprobar Sitio web de la Conferencia de La Haya para determinar si el país en el que utilizará el documento acepta apostillas.
Los países que no son signatarios de la Convención de La Haya pueden requerir la legalización completa.
¿Qué tipo de documento te van a legalizar?
Hay tres tipos principales de documentos que requieren autenticaciones: documentos privados (individual o corporativa); documentos emitidos por el estado/condado; y documentos emitidos a nivel federal.
Obtenga más información sobre los requisitos de autenticación en el Sitio web del Departamento de Estado de EE. UU..
El tipo de documento determina qué autoridad se designa para autenticar o apostillar el documento.
Documentos Privados:
Los documentos privados pueden ser personales (ejemplo: poder notarial) o corporativos (ejemplo: artículos de constitución) y pueden recibir una autenticación o apostilla por parte de una autoridad designada, generalmente la oficina del Secretario de Estado.
Ejemplos de documentos privados comúnmente autenticados incluyen:
- Declaraciones Juradas
- Acuerdos
- Articulos de incorporación
- Estatutos
- Facturas comerciales
- Copia de un pasaporte estadounidense (solo página de identificación)
- Escrituras de cesión
- Diplomas
- Estudiar en casa
- Verificación de ingresos
- Poderes
- Soltero
- Expedientes académicos
- Otros documentos comerciales
Documentos emitidos por el estado/condado:
Los documentos emitidos por el estado o el condado pueden recibir una autenticación o apostilla por parte de una autoridad designada, generalmente la oficina del Secretario de Estado del estado.
Ejemplos de documentos emitidos por el estado o el condado comúnmente apostillados y autenticados incluyen:
- Certificados de nacimiento
- Certificados de defunción
- Decretos de divorcio
- Certificados de matrimonio
- Testamentos testamentarios
- Sentencias en casos de tribunales estatales
Obtenga más información sobre la Sitio web de la Conferencia de La Haya.
Documentos emitidos a nivel federal:
Los documentos emitidos a nivel federal son documentos firmados por:
- Oficial Consular Americano
- Cónsul extranjero Oficial Diplomático registrado en la Oficina de Protocolo del Departamento de Estado
- abogado del juez
- Notario militar
- Oficial federal de EE. UU.
Determine qué proceso particular de apostilla o autenticación debe seguir.
Si es un documento privado o emitido por el estado/condado, determine en qué estado y departamento se emitió el documento, según corresponda.. Este artículo analizará los procesos de apostilla y legalización completa de Maryland. Tenga en cuenta que como cada estado determina sus propios procedimientos de apostilla y legalización, debe consultar con las autoridades correspondientes de ese estado. La mayoría de los sitios web de la Secretaría de Estado enumeran los requisitos específicos de cada estado para una apostilla.
Si es un documento emitido a nivel federal, determine qué departamento federal emitió el documento. Existe una forma estándar de autenticar o apostillar documentos emitidos por el gobierno federal. Consulte el artículo de la Biblioteca de Derecho Popular sobre autenticar documentos federales.
Apostilla de Maryland y Procesos de Legalización Completa
Para Documentos Privados originados en Maryland:
- El documento debe estar certificado ante notario de Maryland.
- Luego, el secretario del tribunal de circuito del condado donde se encargó al notario autentica la firma del notario. El nombre del condado se puede encontrar impreso en el sello del notario.
- Ejemplo: si un notario de la ciudad de Baltimore certifica el documento, el documento debe enviarse al Tribunal de Circuito de la ciudad de Baltimore para su autenticación porque es allí donde se encargó al notario.
- Nota: Si el documento fue certificado por un secretario del Tribunal de Circuito que no sea el secretario actual del Tribunal de Circuito, llame a la Oficina del Secretario de Estado al 410-974-5521 para confirmar que el documento puede ser apostillado.
- Luego, el documento debe enviarse por correo o entregarse personalmente a la Oficina del Secretario de Estado en Annapolis para una apostilla o autenticación.
- Si el documento requiere apostilla, este es el último paso. Para documentos privados, el Secretario de Estado emite una apostilla y el documento ya está listo para ser utilizado en jurisdicciones extranjeras.
- Para una legalización completa, el documento debe enviarse por correo o entregarse personalmente a la oficina de Autenticación del Departamento de Estado de EE. UU. en Washington, D.C. para una autenticación.
- Luego, el documento debe enviarse por correo o entregarse personalmente en la oficina del consulado del país extranjero para la autenticación final. Los costos, requisitos y direcciones varían dependiendo del consulado.
Más información en Sitio web del Secretario de Estado de Maryland y Sitio web de la Conferencia de La Haya.
Para documentos emitidos por el estado o el condado de Maryland:
- Obtenga un documento original certificado o una copia certificada del departamento del condado o estado emisor. Para ser certificado, el documento debe tener el sello y firma autorizada del departamento emisor.
- Luego, el documento debe enviarse por correo o entregarse personalmente a la Oficina del Secretario de Estado en Annapolis para una apostilla o autenticación.
- Si el documento requiere apostilla, este es el último paso. Para los documentos emitidos por el estado o el condado, el Secretario de Estado emite una apostilla y el documento ahora está listo para ser utilizado en jurisdicciones extranjeras.
- Para una legalización completa, el documento debe enviarse por correo o entregarse personalmente a la oficina de Autenticación del Departamento de Estado de EE. UU. en Washington, D.C. para una autenticación.
- Luego, el documento debe enviarse por correo o entregarse personalmente en la oficina del consulado del país extranjero para la autenticación final. Los costos, requisitos y direcciones varían dependiendo del consulado.
Más información en Sitio web del Secretario de Estado de Maryland y Sitio web de la Conferencia de La Haya.
Requisitos, Costos y Direcciones
Puede comunicarse con el Secretario de Estado de Maryland en:
Calle Francisco 16
Edificio Wineland, primer piso.
Annapolis, MD 21401
Teléfono: 410-974-5521
Horas: Lunes a viernes, 9 am – 1:00 pm
Nota: Se aceptan visitas sin cita previa, pero hay un límite de 15 documentos por día.
Una autenticación de un documento cuesta $5 (ya sea para una apostilla o una legalización completa). La tarifa debe pagarse mediante cheque estadounidense o giro postal estadounidense a nombre del “Secretary of State”. Si te presentas personalmente con los documentos también puedes pagar con tarjeta de crédito o débito.
Si la certificación se completa por correo, deberá incluir lo siguiente:
- Cheque o giro postal por el costo total del documento(s) apostillado
- El cheque puede ser un cheque personal, un cheque de caja o un cheque comercial, a nombre del “Secretario de Estado”.
- Si se encuentra en el extranjero y necesita una apostilla de Maryland, puede resultar útil obtener un cheque de caja en moneda estadounidense en el banco extranjero más cercano.
- Carta de presentación indicando para qué país se utilizarán los documentos.
- La Oficina del Secretario de Estado ha proporcionado una carta de presentación de muestra que se utilizará
- Sobre prepago con su dirección para la devolución del documento(s) apostillado.
- Fed Ex, UPS y correo certificado son métodos aceptados para enviar y devolver documentos.
Si la certificación se completa en persona, se acepta cualquier forma de pago: personal, cheque de caja o comercial, giro postal, efectivo y tarjetas de crédito con un cargo mínimo de $10.00. Las certificaciones generalmente se completan mientras espera.
Modelo Apostilla
El Convenio sobre Apostilla ha emitido un Modelo de Certificado de Apostilla, pero no todas las apostillas se parecen exactamente al Modelo de Certificado.
Una apostilla se puede colocar en el propio documento o en una página separada. La página separada se llama allonge. Las apostillas pueden colocarse con adhesivos, sellos de caucho y sellos.
Recursos adicionales
- La Sección de Apostilla de el sitio web de la Convención de La Haya enumera las autoridades competentes y los costos (si se conocen) para cualquier país que sea parte del Convenio; El sitio web también proporciona una serie de recursos útiles adicionales relacionados con las apostillas.
- Adams, James W. La Apostilla en el 21st Century: Certificación y verificación de documentos internacionales. 34 Revista de Derecho Internacional de Houston. 519 (2012).
- Apostilla prescrita por el Convenio de La Haya. 6C Nichols Cyclopedia of Legal Forms §139:13.