Sujets sur cette page :
- Authentification des documents
- Informations générales sur la légalisation
- Déterminez si vous avez besoin d’une apostille ou d’une légalisation complète
- Processus d’apostille et de légalisation complète des documents émis par le gouvernement fédéral
- Exigences, coûts et adresses
- Modèle d'Apostille
- Ressources additionnelles
Authentification des documents
Lorsque vous utilisez des documents dans un pays étranger, il peut être nécessaire de les faire authentifier pour qu'ils soient acceptés dans la juridiction étrangère. L'authentification d'un document permet de vérifier sa source afin que les pays étrangers puissent s'assurer qu'il n'est pas faux. La méthode traditionnelle d'authentification des documents est appelée légalisation.
En savoir plus sur le Conférence de La Haye sur le droit international privé.
Cet article traite de deux types d'authentification de documents émis par les agences fédérales américaines : procédure d'apostille et de la procédure de légalisation complètePour plus d'informations sur la légalisation des documents du Maryland, consultez le Apostille du Maryland et processus de légalisation complet.
Informations générales sur la légalisation
La légalisation implique plusieurs étapes d'authentification officielle, qui peuvent être lentes et coûteuses. Afin de simplifier ce processus, de nombreux pays ont adhéré à la Convention de La Haye de 1961. Cette convention a supprimé l'exigence de légalisation pour les actes publics étrangers. Elle réduit le processus à une seule authentification appelée apostille (certificat d'authentification). Une apostille est émise par une autorité désignée par le pays où le document a été délivré.
Déterminez si vous avez besoin d’une apostille ou d’une légalisation complète
Avez-vous besoin de documents légalisés ?
Les raisons courantes pour lesquelles une apostille ou une légalisation complète est demandée sont les suivantes :
- Étudier, enseigner ou travailler à l'étranger
- Demande de double nationalité
- Se marier dans un autre pays
- Organiser l'enterrement d'un être cher dans un autre pays
Cependant, tous les pays n'exigent pas la légalisation de certains documents. En cas de doute, veuillez vous renseigner auprès du destinataire de votre document sur ses exigences en matière de légalisation.
Dans quel pays comptez-vous utiliser les documents ?
Si vous avez besoin de faire légaliser des documents, le choix d'une légalisation complète ou d'une apostille dépend de :
- quel pays a délivré le document et
- dans quel pays souhaitez-vous utiliser le document
Les apostilles ne peuvent être émises que pour les documents qui :
- ont été émis dans un pays signataire de la Convention de La Haye et
- doivent être utilisés dans un autre pays qui a également signé la convention.
Pour savoir si votre pays de destination accepte les apostilles, vous pouvez consulter le Site Web de la Conférence de La HayeSi le pays de destination n’est pas membre de la Convention de La Haye, vous aurez probablement besoin d’une légalisation complète.
Quel type de document faites-vous légaliser ?
Il existe trois principaux types de documents qui nécessitent une authentification :
- documents privés (particulier ou entreprise);
- documents délivrés par l'État/le comtéEt
- documents délivrés par le gouvernement fédéral.
Apprenez-en davantage sur les exigences d’authentification sur le Site du département d'État américain.
Le type de document détermine quelle autorité est désignée pour authentifier ou apostiller le document.
Documents privés :
Les documents privés peuvent être personnels (par exemple, une procuration) ou professionnels (par exemple, des statuts). Une authentification ou une apostille peut être délivrée par une autorité désignée. En général, l'autorité désignée est le Secrétariat d'État.
Voici des exemples de documents privés couramment authentifiés :
- Affidavits
- Accords
- Articles d'incorporation
- Règlements
- Factures commerciales
- Copie d'un passeport américain (page d'identification uniquement)
- Actes de cession
- Diplômes
- Étude à domicile
- Vérification du revenu
- Procurations
- Statut unique
- transcriptions
- Autres documents commerciaux
Documents délivrés par l'État/le comté :
Les documents délivrés par l'État ou le comté reçoivent une authentification ou une apostille de la part d'une autorité désignée. Dans la plupart des cas, l'autorité désignée est le secrétariat d'État.
Voici des exemples de documents couramment apostillés et authentifiés délivrés par l'État ou le comté :
- Certificats de naissance
- Certificats de décès
- Décrets de divorce
- Jugements dans des affaires judiciaires d'État
- Certificats de mariage
- Testaments d’homologation
Découvrez notre article sur Documents émis par le Maryland.
Documents émis par le gouvernement fédéral :
Les documents délivrés par le gouvernement fédéral sont des documents signés par :
- Officier consulaire américain
- Consul étranger Fonctionnaire diplomatique enregistré auprès du Bureau du protocole du Département d'État
- Juge-avocat
- Notaire militaire
- Officier fédéral américain
Voici des exemples de documents couramment authentifiés émis par le gouvernement fédéral :
- Département américain de l'agriculture
- Certification animale/végétale
- Certifications en santé animale
- Ministère de la Justice des États-Unis
- FBI – Vérification des antécédents
- Documents de la Cour fédérale américaine
- Documents du tribunal américain des faillites
- Département américain de la sécurité intérieure
- Certificats d'immigration
- US Department of Health and Human Services
- Certificat de gouvernements étrangers
- Certificat de pharmaceutique/exportation
- US Patent and Trademark Office
- marque déposée
Processus d’apostille et de légalisation complète des documents émis par le gouvernement fédéral
Les documents délivrés par les agences fédérales américaines sont authentifiés ou apostillés par le Bureau d'authentification du Département d'État américain. Pour les documents délivrés par le gouvernement fédéral, il est conseillé de commencer par déterminer quel ministère fédéral a émis le document.
- Obtenez un document original certifié ou une copie certifiée auprès de l'agence fédérale américaine émettrice. Pour être certifié, le document doit porter le sceau et la signature autorisée du service émetteur.
- Pour l'authentification ou l'apostille, le document doit être envoyé par courrier ou remis en main propre au Bureau d'authentification du Département d'État américain à Washington, DC. Pour connaître les coûts, les exigences et l'adresse, veuillez consulter ci-dessous.
- Si le document nécessite une apostille, c'est la dernière étape. Pour les documents émis par le gouvernement fédéral, le Bureau d'authentification du Département d'État des États-Unis émet une apostille et le document est désormais prêt à être utilisé dans des juridictions étrangères.
- Pour une légalisation complète, le document doit ensuite être envoyé par la poste ou remis personnellement au bureau du consulat du pays étranger le plus proche du client pour une authentification. Les coûts, les exigences et les adresses dépendent du consulat.
Il peut y avoir des exigences particulières pour certains documents fédéraux, il serait donc préférable de vérifier auprès de l'agence émettrice. Par exemple:
- Les rapports consulaires de naissance, de décès et de mariage de citoyens américains à l'étranger reçoivent une authentification ou une apostille par le Département d'État des États-Unis, le Bureau des affaires consulaires, les services de passeport et la section des dossiers d'état civil. Vous pouvez trouver plus d'informations sur le Site du département d'État américain.
- Les documents délivrés par un tribunal fédéral américain peuvent recevoir une authentification ou une apostille de la part des greffiers et greffiers adjoints de ce tribunal fédéral.
Exigences, coûts et adresses
Visitez-le Bureau d'authentification du Département d'État des États-Unis pour l'adresse et les coordonnées.
L'authentification d'un document coûte 20 $ (que ce soit pour une apostille ou une légalisation complète) et peut être effectuée de trois manières différentes : par courrier, en personne au comptoir sans rendez-vous ou en personne sur rendez-vous préétabli.
Des informations sur la demande de services d'authentification sont disponibles sur le Site Web du Département d'État américain.
Par la poste:
Si la certification est complétée par courrier, vous devez inclure les éléments suivants dans votre soumission :
- Chèque ou mandat-poste pour le coût total du ou des documents apostillés ou authentifiés : 20 $/document
- Le chèque peut être un chèque personnel ou professionnel ; les chèques et les mandats doivent être libellés à l'ordre des « États-Unis ». Département d'État"
- Formulaire de demande de service d'authentification (DS-4194) complété
- Assurez-vous de préciser le pays d’utilisation du document dans la section 4 ; le document ne sera pas traité sans ces informations.
- formulaire DS-4194
- Les documents à apostiller ou authentifier
- Enveloppe pré-adressée et préaffranchie pour le retour du ou des documents complétés
- Fed Ex (n'utilisez pas FedEx Ground ou FedEx Home), UPS et Certified Mail sont tous des méthodes acceptées pour l'envoi et le retour de documents.
En personne par les services d'authentification au comptoir sans rendez-vous (sans rendez-vous) :
Contrairement au secrétaire d'État du Maryland, le Département d'État américain ne traite pas vos documents pendant que vous attendez. Si vous utilisez le comptoir sans rendez-vous, vous laisserez les documents en traitement et les récupérerez ultérieurement. Notez que les heures de dépôt et de récupération sont très limitées (du lundi au vendredi, de 7h30 à 9h00).
Lorsque vous déposerez vos documents, vous recevrez un reçu de document et une date de retrait. Pour récupérer vos documents, vous devez revenir entre 7h30 et 9h00 à cette date de récupération. Les documents acceptés pendant l'heure de dépôt seront traités et disponibles pour être récupérés dans environ trois jours ouvrables.
Vous devez inclure les éléments suivants dans votre soumission de dépôt :
- Formulaire de demande de service d'authentification (DS-4194) complété
- Assurez-vous de préciser le pays d’utilisation du document dans la section 4 ; le document ne sera pas traité sans ces informations.
- formulaire DS-4194
- Les documents à apostiller ou authentifier
- Les clients sont limités à quinze (15) documents par soumission et à une soumission pour les services de dépôt par jour.
Lorsque vous récupérez les documents complétés, vous devez avoir :
- Chèque, mandat-poste, espèces ou carte de crédit pour le coût total exact du ou des documents apostillés ou authentifiés : 20 $/document
- Le chèque peut être un chèque personnel ou professionnel ; les chèques et les mandats doivent être libellés à l'ordre des « États-Unis ». Département d'État".
- Les espèces sont acceptées lors du retrait des documents complétés et le montant exact est exigé.
- Les paiements par carte bancaire sont acceptés lors du retrait des documents complétés. Visa, MasterCard, Discover et American Express sont acceptées. Une pièce d'identité avec photo doit être présentée lors de l'utilisation d'une carte de crédit.
- Reçu du document original/bon de ramassage reçu au dépôt
En personne sur rendez-vous :
Si vous soumettez vos propres documents personnels et que vous avez une raison urgente pour accélérer votre demande de document, vous pouvez prendre rendez-vous à l'avance avec le bureau d'authentification par téléphone au 202-485-8000. Les rendez-vous sans rendez-vous ne sont pas acceptés. Il y a une limite d'un rendez-vous par jour et vous devez vous présenter en personne au Bureau des authentifications à l'heure précisée de votre rendez-vous prévu.
Les personnes soumettant des documents pour quelqu'un d'autre peuvent prendre rendez-vous en cas d'urgence vitale (comme une maladie grave, une blessure ou le décès d'une personne ou d'un membre de la famille) ou pour d'autres raisons urgentes/urgentes graves afin d'accélérer la demande de documents.
Les rendez-vous ont lieu entre 10h00 et 2h30, du lundi au vendredi, au siège physique du Département d'État américain.
Lors de votre rendez-vous, vous devez présenter les éléments suivants :
- Chèque, mandat-poste, espèces ou carte de crédit pour le coût total exact du ou des documents apostillés ou authentifiés : 20 $/document
- Le chèque peut être un chèque personnel ou professionnel ; les chèques et les mandats doivent être libellés à l'ordre des « États-Unis ». Département d'État".
- Les espèces sont acceptées lors du retrait en personne des documents remplis et le montant exact est requis.
- Les paiements par carte bancaire sont acceptés lors du retrait des documents complétés. Visa, MasterCard, Discover et American Express sont acceptées. Une pièce d'identité avec photo doit être présentée lors de l'utilisation d'une carte de crédit.
- Formulaire de demande de service d'authentification (DS-4194) complété
- Assurez-vous de préciser le pays d’utilisation du document dans la section 4 ; le document ne sera pas traité sans ces informations.
- formulaire DS-4194
- Les documents à apostiller ou authentifier
Modèle d'Apostille
La Convention apostille a émis un Modèle de certificat d'apostille, mais toutes les apostilles ne ressemblent pas exactement au modèle de certificat.
Une apostille peut être apposée sur le document lui-même ou sur une page séparée. La page séparée s'appelle une allonge. Les apostilles peuvent être apposées avec des adhésifs, des tampons en caoutchouc et des sceaux.
Ressources additionnelles
- La section apostille de le site Internet de la Convention de La Haye répertorie les autorités compétentes et les coûts (si connus) pour tout pays partie à la Convention ; le site Web fournit également une multitude de ressources utiles supplémentaires liées aux apostilles.
- Adams, James W. L'Apostille au 21st Siècle : Certification et vérification internationales des documents. 34 Journal de droit international de Houston. 519 (2012).
- Apostille prescrite par la Convention de La Haye. 6C Nichols Cyclopédie des formes juridiques §139 : 13.