Апостиль и полная легализация документов, выпущенных на федеральном уровне: удостоверение подлинности документов, выпущенных на федеральном уровне, для использования за пределами национальных границ

Темы на этой странице:

• Проверка подлинности документа
• Общая информация о легализации
• Определите, нужен ли вам апостиль или полная легализация
  • Частные документы
  • Государственные и окружные документы
  • Федеральные документы
• Апостиль и полная легализация документов, выпущенных на федеральном уровне
• Требования, стоимость и адреса
• Образец апостиля
• Дополнительные ресурсы

Проверка подлинности документа

При использовании документов в иностранном государстве вам может потребоваться заверить подлинность документов, чтобы они были приняты в иностранной юрисдикции. Заверение подлинности документа проверяет источник документа, чтобы иностранные государства могли быть уверены, что документ не является поддельным. Традиционный метод заверения подлинности документов называется легализацией.

Узнайте больше о Гаагская конференция по международному частному праву.

В данной статье рассматриваются два типа аутентификации документов, выдаваемых федеральными агентствами США: процедура апостиля и полная процедура легализации. Информацию о легализации документов в Мэриленде см. Апостиль в Мэриленде и полный процесс легализации.

Общая информация о легализации

Легализация включает в себя несколько этапов официальной аутентификации, которые могут быть медленными и дорогостоящими. Для упрощения процесса многие страны присоединились к Гаагской конвенции 1961 года. Конвенция отменила требование легализации для иностранных официальных документов. Конвенция сводит процесс к единственной аутентификации, называемой апостилем (сертификатом аутентификации). Апостиль выдается органом, назначенным страной, где был выдан документ.

Определите, нужен ли вам апостиль или полная легализация

Вам нужна легализация документов?

Распространенные причины для проставления апостиля или полной легализации включают в себя:

• Учёба, преподавание или работа за границей
• Подача заявления на получение двойного гражданства
• Вступление в брак в другой стране
• Организация похорон близкого человека в другой стране 

Однако не все страны требуют легализации определенных документов. Если вы не уверены, вам следует уточнить у предполагаемого получателя вашего документа их требования к легализации.

В какой стране вы планируете использовать документы?

Если вам действительно необходимо легализовать документы, то нужна ли вам полная легализация или апостиль, зависит от:

• какая страна выдала документ и
• в какой стране вы хотите использовать документ 

Апостиль может быть выдан только на документы, которые:

• были выпущены в стране, подписавшей Гаагскую конвенцию и
• будут использоваться в другой стране, которая также подписала конвенцию.

Чтобы узнать, принимает ли страна назначения апостили, вы можете проверить Веб-сайт Гаагской конференции. Если страна назначения не является участником Гаагской конвенции, вам, скорее всего, потребуется полная легализация.  

Какой тип документа вы легализуете?

Существует три основных типа документов, требующих аутентификации:

• частные документы (индивидуальное или корпоративное);
• документы, выданные штатом/округами
• документы, выпущенные на федеральном уровне.

Узнайте больше о требованиях аутентификации на Сайт Госдепартамента США.

Тип документа определяет, какой орган уполномочен удостоверять подлинность или апостилировать документ.

Частные документы:

Частные документы могут быть личными (пример: доверенность) или корпоративными (пример: учредительные документы). Частные документы могут быть заверены или апостилированы уполномоченным органом. Обычно уполномоченным органом является офис государственного секретаря штата.

Примерами обычно заверенных частных документов являются:

• аффидевитов 
• Соглашения 
• Устав корпорации 
• Устав 
• Коммерческие счета 
• Копия паспорта США (только страница с удостоверением личности) 
• Акты о передаче права собственности
• Дипломы 
• Домашнее обучение 
• Подтверждение дохода 
• Доверенности 
• Единый статус 
• стенограммы 
• Другие деловые документы

Документы, выданные штатом/округом:

Документы, выпущенные штатом и округом, получают аутентификацию или апостиль от назначенного органа. В большинстве случаев назначенным органом является офис государственного секретаря штата.

Примеры обычно апостилированных и заверенных документов, выданных штатом/округом, включают:

• Свидетельства о рождении 
• Свидетельства о смерти
• Указ о разводе 
• Решения по делам, рассматриваемым государственными судами
• Свидетельства о браке 
• Завещания по завещанию 

Узнайте больше о Документы, выпущенные в Мэриленде.

Документы, выпущенные на федеральном уровне:

Документы, выпущенные на федеральном уровне, — это документы, подписанные:

• Сотрудник американского консульства
• Иностранный консул, дипломатическое должностное лицо, зарегистрированное в протокольном управлении Государственного департамента
• Судья-адвокат
• Военный нотариус
• Федеральный служащий США

Примеры обычно заверенных документов, выпущенных на федеральном уровне, включают:

• Министерство сельского хозяйства США
  • Сертификация животных/растений
  • Сертификаты по охране здоровья животных
• Министерство юстиции США
  • ФБР – проверка биографий
  • Документы Федерального суда США
  • Документы суда США по делам о банкротстве
• Департамент внутренней безопасности США
  • Иммиграционные сертификаты
• Департамент здравоохранения и социальных служб США
  • Сертификат иностранных правительств
  • Сертификат фармацевтической/экспортной продукции
• Управление патентов и товарных знаков США
  • Товарный знак

Апостиль и полная легализация документов, выпущенных на федеральном уровне

Документы, выпущенные федеральными агентствами США, получают аутентификацию или апостиль от Управления по аутентификации Государственного департамента США. Для документов, выпущенных на федеральном уровне, вам следует начать с определения того, какой федеральный департамент выдал документ.

1. Получите заверенный оригинал документа или заверенную копию в выдавшем его федеральном агентстве США. Для заверения документ должен иметь печать и уполномоченную подпись выдавшего его департамента. 
2. Для аутентификации или апостиля документ затем должен быть отправлен по почте или лично доставлен в Управление аутентификации Государственного департамента США в Вашингтоне, округ Колумбия. Стоимость, требования и адрес см. ниже.
   • Если документ требует апостиля, это последний шаг. Для документов, выпущенных на федеральном уровне, Управление по удостоверению подлинности документов Государственного департамента США выдает апостиль, и документ теперь готов к использованию в иностранных юрисдикциях.
3. Для полной легализации документ должен быть отправлен по почте или лично доставлен в ближайшее к клиенту консульство иностранного государства для аутентификации. Стоимость, требования и адреса зависят от консульства.

Могут быть особые требования к определенным федеральным документам, поэтому лучше всего перепроверить их в органе, выдавшем документ. Например:

• Консульские отчеты о рождении, смерти и браке граждан США за рубежом выдаются с заверением или апостилем Государственным департаментом США, Бюро консульских дел, Паспортной службой, Отделом записей актов гражданского состояния. Вы можете найти более подробную информацию на Сайт Госдепартамента США.
• Документы, выданные федеральным судом США, могут быть заверены или апостилированы клерками и заместителями клерков этого федерального суда.

Требования, стоимость и адреса

Посетите его Офис аутентификации Госдепартамента США для адреса и контактной информации.

Заверение подлинности документа стоит 20 долларов США (как за апостиль, так и за полную легализацию) и может быть выполнено тремя способами: по почте, лично в кассе или лично по заранее назначенной встрече.

Информацию о запросе услуг аутентификации можно найти на сайте Сайт Госдепартамента США. 

Почтой:

Если сертификация осуществляется по почте, в заявку необходимо включить следующее:

1. Чек или денежный перевод на общую стоимость апостилированных или заверенных документов: 20 долл. США за документ
   • Чек может быть личным или деловым чеком; чеки и денежные переводы должны быть выписаны на имя «Государственного департамента США».
2. Заполненная форма запроса на услугу аутентификации (DS-4194)
   • Обязательно укажите страну использования документа в Разделе 4; без этой информации документ не будет обработан.
   • Форма DS-4194 
3. Документы, подлежащие апостилированию или заверению
4. Предоплаченный конверт с обратным адресом для возврата заполненных документов.
   • Для отправки и возврата документов принимаются следующие методы: Fed Ex (не используйте FedEx Ground или FedEx Home), UPS и Certified Mail.

Лично в службе аутентификации Walk-In Counter (без предварительной записи):

В отличие от секретаря штата Мэриленд, Государственный департамент США не обрабатывает ваши документы, пока вы ждете. Если вы воспользуетесь стойкой Walk-In, вы оставите документы для обработки и заберете их позже. Обратите внимание, что часы приема и сдачи документов очень ограничены (с понедельника по пятницу, с 7:30 до 9:00).

Когда вы сдадите документы, вы получите квитанцию ​​о выдаче документов и дату получения. Чтобы забрать документы, вы должны вернуться между 7:30 и 9:00 утра в день получения. Документы, принятые в указанное время, будут обработаны и доступны для получения примерно через три рабочих дня.

В заявление о сдаче необходимо включить следующее:

1. Заполненная форма запроса на услугу аутентификации (DS-4194)
   • Обязательно укажите страну использования документа в Разделе 4; без этой информации документ не будет обработан.
   • Форма DS-4194
2. Документы, подлежащие апостилированию или заверению
   • Клиенты имеют право подать не более пятнадцати (15) документов за одну отправку и подать одну заявку на услугу доставки в день. 

При получении заполненных документов у вас должны быть:

1. Чек, денежный перевод, наличные или кредитная карта для точной общей стоимости апостилированных или заверенных документов: 20 долл. США за документ
   • Чек может быть личным или деловым; чеки и денежные переводы должны быть выписаны на имя «Государственного департамента США».
   • При получении заполненных документов принимаются наличные, требуется указать точную сумму.
   • При получении заполненных документов принимаются платежи по кредитным картам. Принимаются карты Visa, MasterCard, Discover и American Express. При использовании кредитной карты необходимо предъявить удостоверение личности с фотографией.
2. Оригинал квитанции/квитанции о получении, полученной при сдаче

Лично по заранее запланированной записи:

Если вы подаете свои собственные личные документы и у вас есть срочная/чрезвычайная причина для ускорения вашего запроса на документы, вы можете записаться на прием в Офисе аутентификации заранее по телефону 202-485-8000. Прием без предварительной записи не принимается. Существует ограничение на один прием в день, и вы должны лично явиться в Офис аутентификации в указанное вами время запланированного приема. 

Лица, подающие документы за другого человека, имеют право записаться на прием в экстренных случаях, представляющих угрозу жизни или смерти (например, серьезная болезнь, травма или смерть человека или члена семьи) или по другим серьезным срочным/чрезвычайным причинам для ускорения обработки запроса на документ.

Прием проводится с 10:00 до 2:30 с понедельника по пятницу в офисе Государственного департамента США.

На приеме вам необходимо предоставить следующее:

1. Чек, денежный перевод, наличные или кредитная карта для точной общей стоимости апостилированных или заверенных документов: 20 долл. США за документ
   • Чек может быть личным или деловым; чеки и денежные переводы должны быть выписаны на имя «Государственного департамента США».
   • Наличные принимаются при личном получении заполненных документов, при этом требуется указать точную сумму.
   • При получении заполненных документов принимаются платежи по кредитным картам. Принимаются карты Visa, MasterCard, Discover и American Express. При использовании кредитной карты необходимо предъявить удостоверение личности с фотографией.
2. Заполненная форма запроса на услугу аутентификации (DS-4194)
   • Обязательно укажите страну использования документа в Разделе 4; без этой информации документ не будет обработан.
   • Форма DS-4194
3. Документы, подлежащие апостилированию или заверению

Образец апостиля

Конвенция об апостиле выпустила Образец апостиля сертификата, но не все апостили выглядят точно так же, как образец сертификата.

Апостиль может быть проставлен на самом документе или на отдельной странице. Отдельная страница называется аллонж. Апостили могут быть проставлены с помощью клея, резиновых штампов и печатей.

Дополнительные ресурсы

• Раздел апостиля веб-сайт Гаагской конвенции содержит список компетентных органов и расходов (если они известны) для любой страны, являющейся участницей Конвенции; веб-сайт также предоставляет множество дополнительных полезных ресурсов, связанных с апостилем.
• Адамс, Джеймс У. Апостиль в 21 веке^st Century: Международная сертификация и проверка документов. 34 Хьюстонский журнал международного права. 519 (2012).
• Апостиль, предусмотренный Гаагской конвенцией. 6C Циклопедия правовых форм Николса §139:13.