Temas en esta página:
- Autenticación de documentos
- Información General sobre Legalización
- Determine si necesita una apostilla o una legalización completa
- Procesos de Apostilla y Legalización Completa de Documentos Emitidos Federalmente
- Requisitos, Costos y Direcciones
- Modelo Apostilla
- Recursos adicionales
Autenticación de documentos
Los países extranjeros pueden exigir que los documentos estén autenticados para ser aceptados en la jurisdicción extranjera. La autenticación de un documento verifica la fuente del documento para que los países extranjeros puedan estar seguros de que el documento no es falso. El método tradicional para autenticar documentos que se utilizarán en el extranjero se llama legalización.
Haz clic aquí para más información sobre la Conferencia de La Haya sobre Derecho Internacional Privado.
Este artículo discute el procedimiento de apostilla y procedimiento de legalización completo para documentos emitidos por agencias federales de EE. UU. Para obtener información sobre la legalización de documentos de Maryland, consulte la Artículo de la Biblioteca de Derecho Popular en el tema.
Información General sobre Legalización
Una legalización se compone de una cadena de autenticaciones oficiales del documento y puede resultar lenta y costosa. Debido a esto, numerosos países acordaron simplificar el proceso, lo que creó la Convención de La Haya de 1961 que abolió el requisito de legalización de los documentos públicos extranjeros. La convención reduce el proceso a una única autenticación: un certificado de autenticación (una apostilla) emitido por una autoridad designada por el país donde se emitió el documento.
Determine si necesita una apostilla o una legalización completa
¿Necesita documentos legalizados?
Las circunstancias más típicas para solicitar una apostilla o una legalización completa incluyen:
- Estudiar, enseñar o trabajar en el extranjero;
- Trámites de doble ciudadanía;
- Matrimonios en otro país; y
- Entierro extranjero del difunto.
Sin embargo, es posible que algunos países no requieran la legalización de ciertos documentos. Si no está seguro, debe consultar con el destinatario previsto de su documento sobre sus requisitos de legalización.
¿En qué país planea utilizar los documentos?
Si necesita documentos legalizados, si necesita una legalización completa o una apostilla depende de qué país emitió el documento y en qué país desea utilizarlo. Las apostillas solo se pueden emitir para documentos que (a) fueron emitidos en un país que firmó el Convenio de La Haya y (b) se utilizarán en un país diferente que también firmó el convenio.
Puedes comprobar Sitio web de la Conferencia de La Haya para determinar si el país en el que utilizará el documento acepta apostillas.
Los países que no son signatarios de la Convención de La Haya pueden requerir la legalización completa.
¿Qué tipo de documento te van a legalizar?
Hay tres tipos principales de documentos que requieren autenticaciones: documentos privados (individual o corporativa); documentos emitidos por el estado/condado; y documentos emitidos a nivel federal.
Obtenga más información sobre los requisitos de autenticación en el Sitio web del Departamento de Estado de EE. UU..
El tipo de documento determina qué autoridad se designa para autenticar o apostillar el documento.
Documentos Privados:
Los documentos privados pueden ser personales (ejemplo: poder notarial) o corporativos (ejemplo: artículos de constitución) y pueden recibir una autenticación o apostilla por parte de una autoridad designada, generalmente la oficina del Secretario de Estado.
Ejemplos de documentos privados comúnmente autenticados incluyen:
- Declaraciones Juradas
- Acuerdos
- Articulos de incorporación
- Estatutos
- Facturas comerciales
- Copia de un pasaporte estadounidense (solo página de identificación)
- Escrituras de cesión
- Diplomas
- Estudiar en casa
- Verificación de ingresos
- Poderes
- Soltero
- Expedientes académicos
- Otros documentos comerciales
Documentos emitidos por el estado/condado:
Los documentos emitidos por el estado o el condado pueden recibir una autenticación o apostilla por parte de una autoridad designada, generalmente la oficina del Secretario de Estado del estado.
Ejemplos de documentos emitidos por el estado o el condado comúnmente apostillados y autenticados incluyen:
- Certificados de nacimiento
- Certificados de defunción
- Decretos de divorcio
- Sentencias en casos de tribunales estatales
- Certificados de matrimonio
- Testamentos testamentarios
Lea más sobre Documentos emitidos por Maryland.
Documentos emitidos a nivel federal:
Los documentos emitidos a nivel federal son documentos firmados por:
- Oficial Consular Americano
- Cónsul extranjero Oficial Diplomático registrado en la Oficina de Protocolo del Departamento de Estado
- abogado del juez
- Notario militar
- Oficial federal de EE. UU.
Los documentos emitidos por agencias federales de EE. UU. reciben una autenticación o apostilla de la Oficina de Autenticación del Departamento de Estado de EE. UU. Los requisitos, costos y dirección se encuentran a continuación.
Ejemplos de documentos emitidos a nivel federal comúnmente autenticados incluyen:
- Departamento de Agricultura de EE.UU
- Certificación Animal/Planta
- Certificaciones de Salud Animal
- Departamento de Justicia de EE.UU.
- FBI – Verificación de antecedentes
- Documentos del tribunal federal de EE. UU.
- Documentos del tribunal de quiebras de EE. UU.
- Departamento de seguridad nacional de los EE.UU.
- Certificaciones de inmigración
- Departamento de Salud y Servicios Humanos de los Estados Unidos.
- Certificado de Gobiernos Extranjeros
- Certificado de Farmacéutico/Exportación
- Oficina de Patentes y Marcas de los Estados Unidos
- Registro de Marca en México y USA
Determine qué proceso particular de apostilla o autenticación debe seguir.
- Si es un documento privado o emitido por el estado/condado, determine en qué estado y departamento se emitió el documento, según corresponda. Lea sobre la apostilla de Maryland y el proceso completo de legalización aquí. Cada estado determina sus propios procedimientos de apostilla y legalización, debes consultar con las autoridades correspondientes de ese estado. La mayoría de los sitios web de la Secretaría de Estado enumeran los requisitos específicos de cada estado para una apostilla.
- Si un documento emitido por el gobierno federal, determine qué departamento federal emitió el documento. Existe una forma estándar de autenticar o apostillar documentos emitidos por el gobierno federal. Este proceso se describe en este artículo.
Procesos de Apostilla y Legalización Completa de Documentos Emitidos Federalmente
- Obtenga un documento original certificado o una copia certificada de la agencia federal emisora de EE. UU. Para ser certificado, el documento debe tener el sello y firma autorizada del departamento emisor.
- Luego, el documento debe enviarse por correo o entregarse personalmente a la Oficina de Autenticaciones del Departamento de Estado de EE. UU. en Washington, D.C. para una autenticación o apostilla. Para conocer el costo, los requisitos y la dirección, consulte a continuación.
- Si el documento requiere apostilla, este es el último paso. Para documentos emitidos a nivel federal, la Oficina de Autenticación del Departamento de Estado de EE. UU. emite una apostilla y el documento ahora está listo para usarse en jurisdicciones extranjeras.
- Para una legalización completa, el documento debe enviarse por correo o entregarse personalmente en la oficina del consulado del país extranjero más cercano al cliente para su autenticación. Costos, requisitos y direcciones dependen del consulado.
Puede haber requisitos particulares para ciertos documentos federales, por lo que sería mejor verificar con la agencia emisora. Por ejemplo:
- Los informes consulares de nacimiento, defunción y matrimonio de ciudadanos estadounidenses en el extranjero reciben una autenticación o apostilla del Departamento de Estado de los EE. UU., Oficina de Asuntos Consulares, Servicios de Pasaportes, Sección de Registros Vitales. Puedes encontrar más información sobre el Sitio web del Departamento de Estado de EE. UU..
- Los secretarios y secretarios adjuntos de ese tribunal federal pueden expedir una autenticación o apostilla a los documentos emitidos por un tribunal federal de los EE. UU.
Requisitos, Costos y Direcciones
visitarlo Oficina de Autenticación del Departamento de Estado de EE. UU. para dirección e información de contacto.
Una autenticación de un documento cuesta $8 (ya sea para una apostilla o una legalización completa) y se puede completar de tres maneras diferentes: por correo, personalmente en el mostrador o personalmente mediante cita previa.
La información sobre cómo solicitar servicios de autenticación se puede encontrar en el Sitio web del Departamento de Estado de EE. UU..
Por correo:
Si la certificación se completa por correo, debe incluir lo siguiente en su envío:
- Cheque o giro postal por el costo total del documento(s) apostillado o autenticado: $8/documento
- El cheque puede ser personal o comercial; Los cheques y giros postales deben estar a nombre de “U.S. Departamento de Estado"
- Formulario de Solicitud de Servicio de Autenticación (DS-4194) completado
- Asegúrese de especificar el país de uso del documento en la Sección 4; el documento no será procesado sin esta información.
- Formulario DS-4194.
- Los documentos a apostillar o autenticar
- Sobre prepago con su dirección para la devolución del documento(s) completo(s)
- Fed Ex (no utilice FedEx Ground o FedEx Home), UPS y Certified Mail son métodos aceptados para enviar y devolver documentos.
En persona mediante Servicios de Autenticación en Mostrador sin cita previa (sin cita previa):
A diferencia de la Secretaría de Estado de Maryland, el Departamento de Estado de EE. UU. no procesa sus documentos mientras espera. Si utiliza el mostrador sin cita previa, dejará los documentos para que se procesen y los recogerá en una fecha posterior. Tenga en cuenta que hay horarios muy limitados para dejar y recoger (de lunes a viernes, de 8:00 a. m. a 9:00 a. m.).
Cuando entregue sus documentos, recibirá un recibo del documento y una fecha de recogida. Para reclamar tus documentos deberás regresar entre las 8:00 a. m. y las 9:00 a. m. de esa fecha de recogida. Los documentos aceptados durante el horario de entrega se procesarán y estarán disponibles para su recogida en aproximadamente tres días hábiles.
Debe incluir lo siguiente en su envío de entrega:
- Formulario de Solicitud de Servicio de Autenticación (DS-4194) completado
- Asegúrese de especificar el país de uso del documento en la Sección 4; el documento no será procesado sin esta información.
- Formulario DS-4194.
- Los documentos a apostillar o autenticar
- Los clientes tienen un límite de quince (15) documentos por envío y un envío para servicios de entrega por día.
Cuando recoja los documentos completos, deberá tener:
- Cheque, giro postal, efectivo o tarjeta de crédito para conocer el costo total exacto del documento(s) apostillado o autenticado: $8/documento
- El cheque puede ser personal o comercial; Los cheques y giros postales deben estar a nombre de “U.S. Departamento de Estado".
- Se acepta efectivo al recoger los documentos completos y se requiere la cantidad exacta.
- Se aceptan pagos con tarjeta de crédito al recoger los documentos completos. Se aceptan Visa, MasterCard, Discover y American Express. Se debe presentar una identificación con fotografía al utilizar una tarjeta de crédito.
- Recibo del documento original/comprobante de recogida recibido en el momento de la entrega
Presencialmente mediante Cita Previamente:
Si envía sus propios documentos personales y tiene un motivo de urgencia/emergencia para acelerar su solicitud de documentos, puede programar una cita con la Oficina de Autenticación con anticipación por teléfono al 202-485-8000. No se aceptan citas sin cita previa. Hay un límite de una cita por día y debe presentarse personalmente en la Oficina de Autenticaciones a la hora especificada de su cita programada.
Las personas que envían documentos en nombre de otra persona son elegibles para programar una cita en casos de emergencia de vida o muerte (como enfermedades graves, lesiones o muerte de una persona o un miembro de la familia) o por otras razones graves de urgencia/emergencia para acelerar la solicitud de documentos.
Las citas se realizan entre las 10:00 a. m. y las 1:00 p. m. y de 2:00 p. m. a 2:30 p. m., de lunes a viernes en la ubicación física del Departamento de Estado de EE. UU.
En su cita, debe presentar lo siguiente:
- Cheque, giro postal, efectivo o tarjeta de crédito para conocer el costo total exacto del documento(s) apostillado o autenticado: $8/documento
- El cheque puede ser personal o comercial; Los cheques y giros postales deben estar a nombre de “U.S. Departamento de Estado".
- Se acepta efectivo al recoger los documentos completos en persona y se requiere el monto exacto.
- Se aceptan pagos con tarjeta de crédito al recoger los documentos completos. Se aceptan Visa, MasterCard, Discover y American Express. Se debe presentar una identificación con fotografía al utilizar una tarjeta de crédito.
- Formulario de Solicitud de Servicio de Autenticación (DS-4194) completado
- Asegúrese de especificar el país de uso del documento en la Sección 4; el documento no será procesado sin esta información.
- Formulario DS-4194.
- Los documentos a apostillar o autenticar
Modelo Apostilla
El Convenio sobre Apostilla ha emitido un Modelo de Certificado de Apostilla, pero no todas las apostillas se parecen exactamente al Modelo de Certificado.
Una apostilla se puede colocar en el propio documento o en una página separada. La página separada se llama allonge. Las apostillas pueden colocarse con adhesivos, sellos de caucho y sellos.
Recursos adicionales
- La Sección de Apostilla de el sitio web de la Convención de La Haya enumera las autoridades competentes y los costos (si se conocen) para cualquier país que sea parte del Convenio; El sitio web también proporciona una serie de recursos útiles adicionales relacionados con las apostillas.
- Adams, James W. La Apostilla en el 21st Century: Certificación y verificación de documentos internacionales. 34 Revista de Derecho Internacional de Houston. 519 (2012).
- Apostilla prescrita por el Convenio de La Haya. 6C Nichols Cyclopedia of Legal Forms §139:13.