Temas de esta página:
- Autenticación de documentos
- Información general sobre legalizaciones
- Determinar si necesita una apostilla o una legalización completa
- Procesos de apostilla y legalización completa para documentos emitidos por el gobierno federal
- Requisitos, costos y direcciones
- Modelo de apostilla
- Recursos adicionales
Autenticación de documentos
Los países extranjeros pueden requerir que los documentos estén autenticados para ser aceptados en la jurisdicción extranjera. La autenticación de un documento verifica la fuente del documento para que los países extranjeros puedan asegurarse de que el documento no es falso. El método tradicional para autenticar documentos que se utilizarán en el extranjero se llama legalización.
Obtenga más información sobre la Conferencia de La Haya de Derecho Internacional Privado.
Este artículo trata sobre el procedimiento de apostilla y el procedimiento de legalización completo para documentos emitidos por agencias federales de EE.UU. Para obtener más información sobre cómo legalizar documentos de Maryland, consulte el artículo de People's Law Library sobre el tema.
Información general sobre legalizaciones
Una legalización se compone de una cadena de autenticaciones oficiales del documento y puede resultar ser lenta y costosa. Debido a esto, muchos países acordaron simplificar el proceso, lo que creó el Convenio de La Haya de 1961 que abolió el requisito de legalización para documentos públicos extranjeros. El Convenio reduce el proceso a una única autenticación: un certificado de autenticación (una apostilla) emitido por una autoridad designada por el país donde se emitió el documento.
Determine if You Need an Apostille or Full Legalization
¿Necesita legalizar documentos?
Las circunstancias más comunes por las que se necesita una apostilla o una legalización completa pueden ser:
- Estudiar, enseñar o trabajar en el extranjero;
- Procedimientos de doble nacionalidad;
- Matrimonios en otro país; y
- Entierro en el extranjero de personas fallecidas.
Sin embargo, es posible que algunos países no exijan la legalización de ciertos documentos. Si no está seguro, debe consultar con el destinatario previsto de su documento sobre sus requisitos de legalización.
¿En qué país piensa usar los documentos?
Si necesita legalizar documentos, ya sea que necesita una legalización completa o una apostilla, depende de qué país emitió el documento y en qué país desea utilizar el documento. Las apostillas solo se pueden emitir para documentos que (a) se emitieron en un país que firmó el Convenio de la Haya y (b) se utilizarán en un país diferente que también firmó el Convenio.
Puede consultar el sitio web de la Conferencia de la Haya para determinar si el país en el que usará el documento acepta apostillas.
Los países que no son signatarios del Convenio de la Haya pueden requerir la legalización completa.
¿Qué tipo de documento va a legalizar?
Hay tres tipos principales de documentos que requieren autenticación: documentos privados (individuales o corporativos); documentos emitidos por el estado/condado; y documentos emitidos por el gobierno federal.
Obtenga más información sobre los requisitos de autenticación en el sitio web del Departamento de Estado de EE.UU.
El tipo de documento determina qué autoridad está designada para autenticar o apostillar el documento.
Documentos privados
Los documentos privados pueden ser personales (por ejemplo, el poder notarial) o corporativos (por ejemplo, artículos de incorporación) y para ellos puede emitirse una autenticación o apostilla a través de una autoridad designada, por lo general la oficina de la Secretaría de Estado del estado.
Algunos ejemplos de documentos privados comúnmente autenticados pueden ser:
- Declaraciones juradas
- Acuerdos
- Artículos de incorporación
- Estatutos
- Facturas comerciales
- Copia de un pasaporte de EE.UU. (solo de la página de identificación)
- Escrituras de cesión
- Diplomas
- Estudios a distancia
- Verificación de ingresos
- Poderes notariales
- Estado civil
- Expedientes académicos
- Otros documentos de negocios
Documentos estatales y del condado
Para los documentos emitidos por el estado/condado, puede emitirse una autenticación o apostilla a través de una autoridad designada, por lo general la oficina de la Secretaría de Estado del estado.
Algunos ejemplos de documentos emitidos por el estado/condado comúnmente apostillados y autenticados pueden ser:
- Certificados de nacimiento
- Certificados de defunción
- Decretos de divorcio
- Sentencias en casos de tribunales estatales
- Certificados de matrimonio
- Testamentos
Obtenga más información sobre los documentos emitidos por Maryland.
Documentos federales
Los documentos emitidos por el gobierno federal son documentos firmados por:
- Un oficial consular americano
- Un cónsul diplomático extranjero registrado en la Oficina de Protocolo del Departamento de Estado
- Un abogado militar
- Un escribano militar
- Un oficial federal de EE.UU.
Para los documentos emitidos por agencias federales de EE.UU., la oficina del Departamento de Autenticaciones del Estado de EE.UU. emite una autenticación o apostilla. Los requisitos, costos y direcciones se encuentran a continuación.
Algunos ejemplos de documentos emitidos por el gobierno federal comúnmente autenticados pueden ser:
- Departamento de Agricultura de EE.UU.
- Certificación animal/vegetal
- Certificaciones de sanidad animal
- Departamento de Justicia de EE.UU.
- Verificación de antecedentes del FBI
- Documentos del Tribunal Federal de EE.UU.
- Documentos judiciales de bancarrota de EE.UU.
- Departamento de Seguridad Nacional de EE.UU.
- Certificaciones de inmigración
- Departamento de Salud y Servicios Humanos de EE.UU.
- Certificado de gobiernos extranjeros
- Certificado de farmacéutica/exportación
- Oficina de patentes y marcas registradas de EE.UU.
- Marcas registradas
Determine what particular apostille or authentication process you must follow.
- Si es un documento privado o emitido por el estado/condado, determine en cuál estado y departamento se emitió el documento, según corresponda. Lea sobre la apostilla de Maryland y proceso de legalización completo aquí. Cada estado determina sus propios procedimientos de apostilla y legalización, debe consultar con las autoridades correspondientes en ese estado. La mayoría de los sitios web de la Secretaría de Estado estatal enumera los requisitos específicos del estado para una apostilla.
- Si es un documento emitido por el gobierno federal, determine qué departamento federal emitió el documento. Hay una forma estándar de autenticar o apostillar documentos emitidos por el gobierno federal. Este proceso se describe en este artículo.
Procesos de apostilla y legalización completa para documentos emitidos por el gobierno federal
- Obtenga un documento original certificado o una copia certificada de la agencia federal de EE.UU. emisora. Para ser certificado, el documento debe tener el sello y la firma autorizada del departamento emisor.
- El documento luego debe enviarse por correo o entregarse personalmente en la oficina del Departamento de Autenticaciones del Estado de EE.UU. en Washington, D.C. para una autenticación o una apostilla. Para conocer el costo, los requisitos y la dirección, consulte a continuación.
- Si el documento necesita una apostilla, este es el último paso. Para los documentos emitidos por gobierno federal, la oficina del Departamento de Autenticaciones del Estado de EE.UU. emite una apostilla y el documento ya está listo para usarse en jurisdicciones extranjeras.
- Para una legalización completa, el documento luego debe enviarse por correo o entregarse personalmente en la oficina del consulado del país extranjero más cercana al cliente para la autenticación. Los costos, requisitos y direcciones varían según el consulado.
Puede haber requisitos particulares para ciertos documentos federales, por lo que sería mejor verificar con la agencia emisora. Por ejemplo:
- Los informes consulares de nacimiento, defunción y matrimonio de ciudadanos estadounidenses en el extranjero reciben una autenticación o apostilla del Departamento de Estado de EE. UU., Oficina de Asuntos Consulares, Servicios de Pasaportes, Sección de Registros Vitales. Puede encontrar más información en el sitio web del Departamento de Estado de EE. UU.
- Para los documentos emitidos por un tribunal federal de EE.UU., puede emitirse una autenticación o apostilla a través de los secretarios y secretarios adjuntos de ese tribunal federal.
Requisitos, costos y direcciones
Visite la oficina del Departamento de Autenticaciones del Estado para obtener información sobre direcciones y contacto.
La autenticación de un documento cuesta $8 (ya sea para una apostilla o una legalización completa) y se puede completar de tres formas diferentes: por correo, en persona en el mostrador sin cita previa o en persona con una cita programada.
Puede encontrar información sobre cómo solicitar servicios de autenticación en el sitio web del Departamento de Estado de EE.U.
Por correo:
Si se completa la certificación por correo, debe incluir lo siguiente en su solicitud:
- Cheque o giro postal por el costo total de el(los) documento(s) apostillado(s) o autenticado(s): $8 por documento
- El cheque puede ser personal o comercial. Los cheques y giros postales deben hacerse a nombre del “Departamento de Estado de EE.UU.”
- Formulario completo de solicitud de servicio de autenticación (DS-4194)
- Asegúrese de especificar el país de uso del documento en la Sección 4. El documento no se procesará sin esta información.
- Formulario DS-4194
- Los documentos para apostillar o autenticar
- Sobre prepago y con la dirección del remitente para la devolución de el(los) documento(s) completado(s).
- Fed Ex (no use FedEx Ground o FedEx Home), UPS y el correo certificado son métodos aceptados para enviar y devolver documentos.
En persona con los servicios de autenticación de mostrador sin cita previa:
A diferencia de la Secretaría de Estado de Maryland, el Departamento de Estado de EE.UU. no procesa sus documentos mientras espera. Si usa el mostrador sin cita previa, dejará los documentos para que sean procesados y los recogerá en una fecha posterior. Tenga en cuenta que hay horarios muy limitados para entregarlos y recogerlos (de lunes a viernes, de 8:00 a.m. a 9:00 a.m.).
Cuando entregue sus documentos, recibirá un recibo por ese documento y una fecha de recogida. Para reclamar sus documentos, debe regresar entre las 8:00 a.m. y las 9:00 a.m. en esa fecha de recogida. Los documentos aceptados durante el tiempo de entrega se procesarán y estarán disponibles para recogerlos en aproximadamente tres días hábiles.
Debe incluir la siguiente información en su solicitud de entrega:
- Formulario completo de solicitud de servicio de autenticación (DS-4194)
- Asegúrese de especificar el país de uso del documento en la Sección 4. El documento no se procesará sin esta información.
- Formulario DS-4194
- Los documentos para apostillar o autenticar
- Los clientes están limitados a quince (15) documentos por solicitud y una solicitud para servicios de entrega por día.
Cuando recoja los documentos completados, debe tener:
- Un cheque, giro postal, efectivo o tarjeta de crédito por el costo total del(de los) documento(s) apostillado(s) o autenticado(s): $8 por documento
- El cheque puede ser personal o comercial. Los cheques y giros postales deben hacerse a nombre del “Departamento de Estado de EE.UU.”
- Se acepta efectivo al recoger los documentos completados y se requiere la cantidad exacta.
- Se aceptan pagos con tarjeta de crédito al recoger los documentos completados. Se acepta Visa, MasterCard, Discover y American Express. Se debe presentar una identificación con foto cuando use una tarjeta de crédito.
- El recibo del documento original/comprobante de recogida que recibió al entregarlo
En persona con cita programada:
Si está entregando sus propios documentos personales y tiene una razón urgente/de emergencia para acelerar su solicitud de documentos, puede programar una cita con anticipación con la oficina de autenticación por teléfono al 202-485-8000. No se aceptan citas que no están previamente programadas. Hay un límite de una cita por día y debe presentarse en persona en la oficina de autenticaciones a la hora especificada en su cita programada.
Las personas que presenten documentos en nombre de otra persona son elegibles para programar una cita en casos de emergencia de vida o muerte (como enfermedad grave, lesión o muerte de un individuo o miembro de la familia) o por otras razones graves de urgencia/emergencia para acelerar la solicitud de documentos.
Las citas se llevan a cabo entre las 10:00 a.m. y la 1:00 p.m. y de 2:00 p.m. a 2:30 p.m., de lunes a viernes en la ubicación física del Departamento de Estado de EE.UU.
En su cita, debe entregar lo siguiente:
- Un cheque, giro postal, efectivo o tarjeta de crédito por el costo total del(de los) documento(s) apostillado(s) o autenticado(s): $8 por documento
- El cheque puede ser personal o comercial. Los cheques y giros postales deben hacerse a nombre del “Departamento de Estado de EE.UU.”
- Se acepta efectivo al recoger los documentos completados en persona y se requiere la cantidad exacta.
- Se aceptan pagos con tarjeta de crédito al recoger los documentos completados. Se acepta Visa, MasterCard, Discover y American Express. Se debe presentar una identificación con foto cuando use una tarjeta de crédito.
- Formulario completo de solicitud de servicio de autenticación (DS-4194)
- Asegúrese de especificar el país de uso del documento en la Sección 4. El documento no se procesará sin esta información.
- Formulario DS-4194
- Los documentos para apostillar o autenticar
Modelo de apostilla
El Convenio de Apostilla ha emitido un Modelo de Certificado de Apostilla, pero no todas las apostillas se ven exactamente como el Modelo de Certificado.
Una apostilla se puede colocar en el propio documento o en una página separada. La página separada se denomina allonge (anexo adherido al documento). Las apostillas se pueden colocar con adhesivos, sellos de goma y sellos.
Recursos adicionales
- La sección de apostilla del sitio web del Convenio de La Haya enumera las autoridades competentes y los costos (si se conocen) para cualquier país que sea parte del Convenio. El sitio web también proporciona una serie de recursos útiles adicionales relacionados con las apostillas.
- Adams, James W. La apostilla en el siglo 21: Verificación y certificación de documentos internacionales. 34 Houston Journal of International Law (revista de derecho internacional). 519 (2012).
- Apostilla prescrita por la Convención de La Haya. 6C Nichols Cyclopedia of Legal Forms (enciclopedia de formas legales) §139:13.